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Use Case 4: Wissenssicherung der erfahrenen Mitarbeiter
4.1 Ausgangslage
Das ist der Punkt, der die meisten Betriebe am härtesten trifft: Die Mitarbeiter mit 15, 20 oder mehr Jahren
Erfahrung wissen, wie ein bestimmter Kunde seine Zeichnungen haben will, welche Sonderfälle es bei
welchem Bauteil gibt, wie ein bestimmtes Werkstück gerüstet wird.
Dieses Wissen steht nirgends, denn es sitzt im Kopf einzelner Menschen. Laut Fachverbänden der Metall-
und Elektroindustrie fehlen in den kommenden Jahren zehntausende Fachkräfte durch Ruhestand. Es ist
wertvolles Wissen, das mit ihnen geht, wenn es niemand vorher festhält.
4.2 Lösung mit KI
Der Grund, warum Wissenssicherung in den meisten Betrieben trotzdem nie passiert: Ein klassisches
Handbuch bedeutet, dass es der erfahrene Mitarbeiter selbst schreiben müsste. Dafür fehlt neben dem
Tagesgeschäft schlicht die Zeit und oft auch die Lust. Der KI-gestützte Weg dreht das um: Der Mitarbeiter
muss nichts aufschreiben, sondern nur erzählen.
● Interview statt Formular: Der Mitarbeiter erzählt der KI in eigenen Worten wie Prozesse ablaufen,
wo Sonnenfälle liegen, worauf zu achten ist. Das Gespräch wird aufgenommen. Der Mitarbeiter
kann das nebenbei tun, wie wenn er es einem Lehrling erklären würde. Das funktioniert natürlich
auch für die klassischen Arbeiten im Büro.
● Automatische Verschriftlichung: Die Aufnahme wird per Spracherkennung in Text umgewandelt
und bedarf keiner manuelle Abtipparbeit.
● Strukturierung: Ein Sprachmodell ordnet die frei erzählten Inhalte automatisch in nachvollziehbare
Prozessschritte, Checklisten und Sonderfall-Hinweise, sortiert nach Bauteil, Maschine oder Kunde.
● Abrufbare Wissensdatenbank: Das Ergebnis landet in einer durchsuchbaren Ablage. Ein neuer
Mitarbeiter kann direkt fragen "Wie richte ich Bauteil X ein?" oder "Was ist bei Kunde Y zu
beachten?" und bekommt die passende Antwort aus dem erfassten Wissen, statt einen Kollegen
unterbrechen zu müssen.
Das ist kein starres PDF-Handbuch, das nach drei Monaten veraltet ist, sondern eine Sammlung, die bei
jedem weiteren Interview wächst. Die gleiche Vorgehensweise kann man nutzen für die Einarbeitung von
neuen Mitarbeitern.
4.3 Konkreter Nutzen
Das Wissen bleibt im Betrieb, auch wenn die Person in Rente geht oder ausfällt. Neue Mitarbeiter kommen
schneller auf ein vergleichbares Wissensniveau, statt monatelang von einem einzigen Kollegen
eingearbeitet werden zu müssen. In vielen Betrieben ist es bereits jetzt absehbar, wann die erfahrenen
Leute gehen werden. Daher besser jetzt starten.
4.4 Aufwand
Die Einrichtung einer solchen Wissensdatenbank ist schnell erledigt, da sie unabhängig zu jeglichem System
läuft. Ein Mitarbeiter kann es intuitiv bedienen. Umsetzung in der Regel innerhalb von wenigen Wochen.

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